Der überwiegende Teil der Menschen möchte etwas Gutes tun. Wenn es ausreichen würde, einfach auf diesen guten Willen zurückzugreifen, wäre es eine einfache Aufgabe, eine erfolgreiche und wirkungsvolle Non-Profit-Organisation zu führen.

Nehmen wir zum Beispiel Corporate Volunteering. Ein Team von Mitarbeitenden zusammenzubringen, um für eine Non-Profit-Organisation zu arbeiten, scheint automatisch eine Win-win-Situation zu sein. Sie möchten Gutes tun – und die Organisation sowie ihre Gemeinschaft profitieren kostenlos davon.

Natürlich wissen viele Non-Profits, dass es nicht so einfach ist. Ohne sorgfältige Planung können Corporate-Volunteering-Veranstaltungen die ohnehin begrenzten Ressourcen einer Organisation stillschweigend überstrapazieren. Arbeitszeit von Mitarbeitenden wird umgeleitet, reguläre Abläufe werden gestört, und der langfristige Mehrwert bleibt mitunter unklar. Wenn Veranstaltungen reaktiv angegangen oder primär an den Erwartungen der Freiwilligen ausgerichtet werden, kann die Wirkung oberflächlich sein – bei gleichzeitig unverhältnismässig hohen Kosten.

Im Gegensatz dazu können gut geplante Hands-on-Volunteering-Veranstaltungen zu einem strategischen Vorteil werden. Wenn sie bewusst konzipiert sind, unterstützen sie zentrale organisatorische Prioritäten, stärken langfristige Unternehmensbeziehungen und schaffen Mehrwert, der weit über einen einzelnen Tag hinausgeht.

Dieser Artikel zeigt, wie Non-Profits solche Veranstaltungen planen und entwickeln können – mit Nachhaltigkeit, Beziehungspflege und klarer, langfristiger Wirkung im Zentrum.

1. Beginnen Sie mit dem organisatorischen Mehrwert – nicht mit der Verfügbarkeit von Freiwilligen

Die Planung sollte bei den Bedürfnissen Ihrer Organisation ansetzen, nicht bei der Verfügbarkeit oder den Präferenzen von Freiwilligen. Ein häufiger Fehler besteht darin, diese Logik umzukehren und Aktivitäten primär deshalb zu entwickeln, weil sie leicht anzubieten oder für Unternehmensteams attraktiv sind.

Wenn Volunteering von Bequemlichkeit statt von Notwendigkeit getrieben wird, entsteht oft Arbeit, die nicht mit den tatsächlichen Prioritäten der Organisation verbunden ist. Die Freiwilligen mögen den Tag geniessen, doch intern bleibt die Frage, ob sich der Aufwand gelohnt hat.

Eine wirksame Planung beginnt daher mit der Identifikation von Aufgaben, die wirklich relevant sind – Tätigkeiten, die direkt zu Ihrer Mission beitragen und auch ohne „Publikum“ sinnvoll wären. So wird Volunteering als operative Unterstützung positioniert und nicht als Zusatzangebot.

In der Planungsphase kann es hilfreich sein, potenzielle Aktivitäten anhand einiger wertorientierter Fragen zu prüfen:

• Unterstützt diese Tätigkeit unsere Mission oder Programme substanziell?
• Würden wir diese Aufgabe sonst nur schwer priorisieren können?
• Lässt sie sich innerhalb des verfügbaren Zeitrahmens in sinnvoller Qualität abschliessen?
• Wird das Ergebnis auch in einem Monat noch relevant sein?

Wenn eine Aktivität diese Fragen nicht klar beantworten kann, ist es unwahrscheinlich, dass sie ausreichend organisatorischen Mehrwert schafft.

2. Planen Sie auf Wiederholbarkeit – nicht auf Einmaligkeit

Einer der grössten Belastungsfaktoren für Non-Profits ist es, jeden Corporate-Volunteering-Tag als individuelles Einzelprojekt zu behandeln. Massgeschneiderte Veranstaltungen wirken zwar flexibel, erfordern jedoch wiederholte Planung, Erklärung und Koordination – oft mit abnehmendem Nutzen.

Ein nachhaltigerer Ansatz besteht darin, frühzeitig in die Entwicklung wiederholbarer Formate zu investieren. Dabei handelt es sich um Aktivitäten, die mit minimalen Anpassungen mehrfach durchgeführt werden können – mit derselben Grundstruktur und denselben Materialien.

Wiederholbarkeit ermöglicht es, die Qualität über die Zeit zu steigern, den internen Aufwand zu reduzieren und Veranstaltungen mit grösserer Sicherheit durchzuführen. Gleichzeitig schafft sie interne Klarheit: Mitarbeitende wissen, was erforderlich ist, wie Erfolg aussieht und wie viel Zeit benötigt wird.

Bei der Entwicklung wiederholbarer Formate sollten Sie prüfen, ob die Aktivität:

• mit unterschiedlichen Teams ohne grössere Neugestaltung durchführbar ist
• jedes Mal einen klaren Umfang und ein definiertes Ergebnis hat
• ein vorhersehbares Mass an Personalaufwand erfordert
• konsistent gegenüber verschiedenen Partnern erklärt werden kann

Aus Unternehmenssicht wirken wiederholbare Formate häufig professioneller und verlässlicher. Was sie an Neuheitswert verlieren, gewinnen sie an Glaubwürdigkeit.

3. Schützen Sie die Kapazität Ihrer Organisation von Anfang an

Non-Profits unterschätzen häufig die tatsächlichen Kosten von Corporate Volunteering. Neben der sichtbaren Planung und Betreuung fallen Vorbereitung, Koordination, Unterbrechungen des Tagesgeschäfts und Nachbereitung an.

Die eigene Kapazität zu schützen bedeutet nicht, unfreundlich zu sein, sondern realistisch zu bleiben. Dazu gehört, interne Grenzen anzuerkennen und sie bewusst in das Design Ihres Angebots zu integrieren.

Klare Rahmenbedingungen verhindern Überlastung und reduzieren das Risiko von Erschöpfung. Gleichzeitig profitieren Freiwillige von gut begleiteten und angemessen strukturierten Aktivitäten.

Definieren Sie im Rahmen Ihrer Planung unter anderem:

• die maximale Anzahl von Freiwilligen, die Sie effektiv betreuen können
• wie häufig Sie Hands-on-Veranstaltungen ohne Überlastung durchführen können
• wie viel Personalzeit Sie realistisch einsetzen können
• welche Aktivitäten nicht für Volunteering geeignet sind

Eine frühzeitige und transparente Kommunikation dieser Grenzen schafft klare Erwartungen und unterstützt nachhaltige Partnerschaften.

4. Wählen Sie Unternehmenspartner bewusst aus

Nicht jedes Unternehmen eignet sich gleichermassen für Hands-on-Volunteering, und nicht jede Anfrage rechtfertigt denselben Investitionsgrad. Die Planung wird deutlich effektiver, wenn Sie gezielt entscheiden, welche Unternehmensbeziehungen Sie priorisieren.

Betrachten Sie Volunteering nicht als Angebot mit offener Tür, sondern als Partnerschaftsmöglichkeit, die gegenseitige Passung erfordert. Unternehmen, die Volunteering durchdacht angehen, Ihre Prozesse respektieren und an einer längerfristigen Zusammenarbeit interessiert sind, schaffen über die Zeit hinweg deutlich mehr Mehrwert.

Hands-on-Volunteering funktioniert am besten als Teil einer kontinuierlichen Beziehung – nicht als einmalige Transaktion. Diese Perspektive beeinflusst, wie viel Energie Sie bereits in der Planungsphase investieren sollten.

Hilfreiche Leitfragen können sein:

• Gibt es im Unternehmen eine klar definierte CSR- oder HR-Verantwortliche Person?
• Besteht Interesse an wiederholtem oder vertieftem Engagement?
• Passen Unternehmenskultur und Werte zu Ihrer Organisation?
• Ist das Unternehmen bereit, innerhalb Ihrer Rahmenbedingungen zu arbeiten?

Weniger, aber stärkere Partnerschaften sind fast immer wirkungsvoller als eine hohe Anzahl ad-hoc organisierter Volunteering-Tage.

5. Gestalten Sie die Veranstaltung so, dass sie Verbindung schafft – nicht nur Aufgaben erfüllt

Hands-on-Volunteering ist naturgemäss auf Aufgaben ausgerichtet. Sein langfristiger Wert liegt jedoch in der Beziehung, die Freiwillige zu Ihrer Organisation aufbauen. Diese entsteht nicht automatisch allein durch körperliche Arbeit.

Überlegen Sie bereits in der Planung bewusst, wie Freiwillige den Zweck ihres Beitrags verstehen werden. Schon minimaler Kontext kann das Engagement deutlich vertiefen und helfen, über die konkrete Tätigkeit hinaus die grössere Wirkung zu erkennen.

Verbindung entsteht, wenn Freiwillige verstehen, wie ihre Arbeit in ein grösseres Gesamtprogramm eingebettet ist – und wenn sie ein ehrliches Bild Ihrer organisatorischen Realität erhalten.

Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung unter anderem:

• wie Sie erklären, warum diese Aufgabe im Gesamtzusammenhang relevant ist
• was vor und nach dem Volunteering-Tag geschieht
• wie Sie Herausforderungen ebenso wie Erfolge kommunizieren
• wie Sie Freiwilligen vermitteln, dass sie Teil einer längerfristigen Entwicklung sind

Diese Elemente müssen nicht dominieren, sollten jedoch bewusst eingeplant und nicht dem Zufall überlassen werden.

6. Definieren Sie Erfolg, bevor die Veranstaltung stattfindet

Ohne klare Erfolgskriterien ist es schwierig zu beurteilen, ob sich eine Veranstaltung gelohnt hat. Zu häufig wird Erfolg informell oder im Nachhinein daran gemessen, ob sich der Tag „gut angefühlt“ hat.

Strategische Planung erfordert mehr Klarheit. Erfolg sollte primär aus Sicht der Organisation definiert und mit ihren Prioritäten verknüpft werden – nicht ausschliesslich mit der Zufriedenheit der Freiwilligen.

Vor der Veranstaltung sollten Sie festlegen, was Erfolg konkret bedeutet, zum Beispiel:

• ein klar definierter Arbeitsauftrag, der in ausreichender Qualität abgeschlossen wird
• messbar eingesparte Personalzeit zu einem späteren Zeitpunkt
• eine gestärkte Beziehung zu einem Unternehmenspartner
• ein vertieftes Verständnis Ihrer Mission bei den Teilnehmenden
• gewonnene Inhalte für zukünftige Kommunikation oder Berichterstattung

Klare Kriterien erleichtern es, Ihren Ansatz weiterzuentwickeln und fundiert zu entscheiden, welche Formate wiederholt werden sollten.

7. Planen Sie die Veranstaltung als Meilenstein in einer längeren Beziehung

Hands-on-Volunteering sollte selten als isolierte Aktivität geplant werden. Am wirkungsvollsten ist es, wenn es als Schritt innerhalb einer umfassenderen Engagement-Reise mit einem Unternehmenspartner verstanden wird.

Das bedeutet nicht, am Veranstaltungstag Verpflichtungen zu erzwingen. Vielmehr geht es darum, mit Kontinuität und Absicht zu planen.

Wenn Sie die langfristige Beziehung bereits in der Planungsphase mitdenken, wird auch die Nachbereitung relevanter und angemessener gestaltet.

Überlegenswerte Fragen sind:

• Was könnte ein natürlicher nächster Schritt nach dieser Veranstaltung sein?
• Besteht Potenzial für wiederholtes Volunteering oder Skills-based-Engagement?
• Wer sollte im Unternehmen langfristig die Hauptansprechperson bleiben?
• Wie gestalten wir die Nachbereitung, ohne rein transaktional zu wirken?

Wird Volunteering als Meilenstein statt als Endpunkt positioniert, entwickeln sich Beziehungen eher organisch weiter.

8. Nutzen Sie die Veranstaltung strategisch für Ihre Kommunikation

Eine gut geplante Volunteering-Veranstaltung kann auch Ihre Kommunikation und Ihr Storytelling unterstützen – sofern dies umsichtig geschieht.

Anstatt die inhaltliche Dokumentation dem Zufall zu überlassen, ist es sinnvoll, den Kommunikationswert bereits in der Planungsphase mitzudenken. So sind Einverständniserklärungen, Tonalität und Zielsetzung von Anfang an geklärt.

Hands-on-Volunteering kann authentisches und glaubwürdiges Material für verschiedene Zwecke liefern, etwa für:

• Wirkungsberichte und Jahresberichte
• Förder- oder Projektanträge
• Partnerschaftsangebote für Unternehmen
• Fallstudien auf Ihrer Website oder in Newslettern
• Social-Media-Kommunikation und Unterstützeransprache

In respektvoller Abstimmung mit Unternehmenspartnern kann gemeinsame Kommunikation die Partnerschaft stärken – während Ihre Mission klar im Mittelpunkt bleibt.

9. Verankern Sie Reflexion und Lernen im Planungszyklus

Planung sollte als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, nicht als einmalige Aufgabe. Jede Veranstaltung liefert Erkenntnisse, die zukünftige Entscheidungen verbessern und die Nachhaltigkeit erhöhen können.

Interne Reflexion hilft dabei, zu erkennen, welche Formate wiederholt werden sollten – und welche angepasst oder eingestellt werden müssen.

Nach jeder Veranstaltung sollten Sie reflektieren:

• Hat der organisatorische Mehrwert den Aufwand gerechtfertigt?
• Wie wurde die interne Kapazität beeinflusst?
• Wie war die Qualität der Zusammenarbeit mit dem Unternehmenspartner?
• Was kann beim nächsten Mal verbessert werden?

Über die Zeit summieren sich diese Lernerfahrungen – zu klareren Angeboten, stärkeren Partnerschaften und geringerem Ressourcenverbrauch.

Abschliessende Gedanken

Corporate Volunteering hat zweifellos das Potenzial, für Non-Profits sehr bereichernd zu sein. Hands-on-Volunteering-Veranstaltungen entfalten ihre grösste Wirkung jedoch dann, wenn sie als Teil eines übergeordneten Systems geplant werden – nicht als isolierte Akte des guten Willens.

Für Non-Profits geht es nicht darum, mehr Volunteering-Tage zu organisieren, sondern bessere – Veranstaltungen, die die organisatorische Kapazität schützen, tragfähige Unternehmensbeziehungen aufbauen und direkt zur Umsetzung der Mission beitragen.

Mit bewusster Planung, klaren Grenzen und einem Fokus auf langfristigen Mehrwert kann Hands-on-Volunteering zu einem nachhaltigen und wirkungsvollen Bestandteil der Zusammenarbeit mit Unternehmenspartnern werden.